Użytkując samochód osobowy zakupiony na potrzeby działalności gospodarczej mamy dwie możliwości rozliczania kosztów paliwa oraz innych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu.

Pierwszym sposobem jest wprowadzenie samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych. Wiążą się z tym co miesięczne odpisy amortyzacyjne, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Faktury za paliwo ujmowane są jako koszt uzyskania przychodu,  ( zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami bez możliwości odliczenia podatku VAT).  Pozostałe wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego  można także zaliczyć   do  koszty uzyskania przychodów, jednak od tych wydatków mamy możliwości odliczenia VAT. Należy zwrócić uwagę, że jeśli wydatek dotyczy ulepszenia środka trwałego wówczas podnosi jego wartość i nie należy go ujmować jako koszt uzyskania przychodu. W tym wypadku kosztem będzie podwyższony odpis amortyzacyjny.

Drugim sposobem na rozliczanie wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku nie jest obowiązkiem zaliczenie samochodu osobowego do środków trwałych.

W razie braku takiej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika, z tytułu używania samochodów osobowych, które nie są środkami trwałymi oraz nie są użytkowane na podstawie umowy leasingu, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu daje możliwość zakwalifikowania wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej do jej kosztów. Ponadto prowadzenie takiej ewidencji pozwala na ustalenie limitów, w ramach których wydatki związane z użytkowaniem samochodu stanowią koszty podatkowe. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarcza, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencję przebiegu pojazdów i delegacji można prowadzić wykorzystując moduł:

Inne

         Rejestr delegacji