TeamViewer umożliwia zdalną pomoc! Pomoc zdalna
fides

Oferta

Aktualności

FermaKPiR
Aktualności

Szukaj:

Elektroniczny obieg dokumentów

2013-01-26

Fides zintegrował swój system Finansowo Ksiegowy z programem Elektronicznego Obiegu Dokumentów Edicta firmy Unizeto Technologies.


Edicta to platforma umożliwiająca bezpieczne zarządzanie korespondencją, dokumentami, projektami, poleceniami, terminami i czasem pracy pracowników.


Edicta jest programem klasy workflow.

Pojęcie workflow jest używane w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza służącego wspomagania pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów.


Jako przykład można podać realizację obiegu delegacji w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z podróżą służbową generują dane wejściowe (miejsce do którego ma dojechać określony pracownik), powstaje dokument zgłoszenia delegacji. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu itp.), ze zgłoszenia powstaje dokument delegacji. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (np. zezwalają na przelot samolotem z Warszawy do Poznania), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie delegacji u klienta, dokument delegacji staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów podroży.

Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących określone operacje na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu.


Edicta rozwiązuje problem przepływu informacji, zarówno wewnątrz firmy, jak również pomiędzy firmą a jej otoczeniem.


Wszystkie dokumenty tworzone w systemie Fk i pozostałych systemach Fidesa mogą funkcjonować jako dokumenty elektroniczne.


Dokumenty wpływające do firmy np. faktury kosztowe, noty poddane są procesowi dygitalizacji, czyli archiwizacji elektronicznej. Przetwarzanie dokumentów papierowych do postaci cyfrowej następuje poprzez skanowanie. Dostęp do dokumentu elektronicznego jest szybki a sam dokument może być używany przez wiele osób jednocześnie, nie powodując utraty jakości dokumentu papierowego.

Dokumenty dostają się do obiegu a zadeklarowanym systemem uprawnień umożliwia pracownikom wgląd tylko w dokumenty i decyzje należące do zakresu ich pracy. Dla przykładu faktura zakupu materiałów biurowych "wędruje" z sekretariatu do osoby odpowiedzialnej za zaopatrzenie. Po zatwierdzeniu merytorycznym dokument zostaje przesłany do zatwierdzenia formalno-rachunkowego. W dalszej kolejności dokument elektroniczny trafia do systemu Finansowo-Księgowego i po przypisaniu stosownej dla danego rodzaju dowodu księgowego dekretacji i numeru księgowego zapisuje się na kontach księgowych.
Dokumenty tworzone w samym sytemie FK np. wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald są automatycznie przesyłane do kontrahentów, lub sekretariatu, archiwizowane i dostępne dla upoważnionych pracowników, bez konieczności tworzenia i przeglądania wersji papierowych.

Inną istotną zaleta takiego obiegu dokumentów jest fakt, że osoby koordynujące pracę danego działu, mają do dyspozycji narzędzie pozwalające kontrolę wykonania danych zadań, równomierny podział zadań między pracowników, terminowe podjęcie decyzji w przypadku gdy system informuje, że dany dokument "utknął" u konkretnej osoby.

 

 



 

Elektroniczny Obieg Dokumentów  Edicta
   Edicta

 

 







Fides - Producent oprogramowania © 2013. All rights reserved